KI in der Eventplanung: Was ab August 2026 gilt und wo künstliche Intelligenz wirklich hilft

Die stille zweite Projektleitung

Dass generative KI bei bestimmten Wissensaufgaben Zeit sparen kann, ist inzwischen mehr als eine Vermutung. In einem kontrollierten Experiment mit 453 Berufstätigen benötigten Personen mit Zugang zu ChatGPT für typische Schreibaufgaben durchschnittlich 40 Prozent weniger Zeit.

Die Qualität ihrer Ergebnisse wurde von unabhängigen Beurteilenden gleichzeitig um 18 Prozent höher bewertet.

Eine weitere Untersuchung analysierte den Einsatz eines KI Assistenten bei 5'179 Mitarbeitenden im Kundendienst. Die Produktivität stieg durchschnittlich um 14 Prozent.

Besonders stark profitierten weniger erfahrene Mitarbeitende, deren Leistung sich um 34 Prozent erhöhte. Bei sehr erfahrenen Fachpersonen war der messbare Effekt hingegen deutlich kleiner.

Diese Zahlen lassen sich nicht eins zu eins auf die Eventbranche übertragen. Sie zeigen aber, wo der Nutzen besonders wahrscheinlich ist: bei klar umrissenen, sprachlichen und wiederkehrenden Aufgaben. Genau davon gibt es in der Veranstaltungsplanung reichlich.

Eine KI kann aus einem langen Sitzungsprotokoll eine Aufgabenliste erstellen. Sie kann aus einem Veranstaltungskonzept eine erste Gästeinformation ableiten, dieselbe Information in mehreren Tonalitäten formulieren und anschliessend in verschiedene Sprachen übersetzen.

Sie kann unterschiedliche Tagesabläufe gegenüberstellen, Fragen für ein Briefing vorbereiten oder hunderte offene Feedbackantworten nach wiederkehrenden Themen sortieren.

Das spart nicht nur Schreibarbeit. Es schafft Zeit für jene Aufgaben, bei denen Erfahrung, Beziehung und Urteilskraft entscheidend sind: die richtige Dramaturgie entwickeln, einen Kunden verstehen, Dienstleister führen, Konflikte lösen und am Veranstaltungstag die Stimmung im Raum lesen.

Das ist die attraktive Seite der Technologie. Die andere zeigt sich dort, wo ein überzeugend formuliertes Ergebnis mit einem korrekten Ergebnis verwechselt wird.

Die Grenze verläuft nicht dort, wo man sie erwartet

Forscher der Harvard Business School untersuchten den Einsatz generativer KI bei 758 Unternehmensberatern. Bei Aufgaben, die innerhalb der Fähigkeiten des verwendeten Systems lagen, erledigten die Teilnehmenden mit KI Unterstützung 12,2 Prozent mehr Aufgaben, arbeiteten durchschnittlich 25,1 Prozent schneller und erzielten qualitativ bessere Resultate.

Bei einer komplexen Aufgabe, die ausserhalb der Fähigkeiten des Systems lag, waren Personen mit KI Unterstützung jedoch 19 Prozent seltener erfolgreich als die Vergleichsgruppe ohne KI.

Die Forscher sprechen deshalb von einer unregelmässigen technologischen Grenze. Zwei Aufgaben können für einen Menschen ähnlich schwierig wirken, während die KI eine davon hervorragend und die andere erstaunlich schlecht löst.

Für Eventplaner ist diese Erkenntnis wichtiger als jede Liste vermeintlich unverzichtbarer KI Tools. Denn sie erklärt, weshalb dieselbe Anwendung am Vormittag einen ausgezeichneten Entwurf erstellt und am Nachmittag eine nicht existierende Vorschrift, eine falsche Kapazitätsangabe oder eine erfundene Quellenangabe präsentiert.

KI prüft ihre Aussagen nicht automatisch auf Wahrheit. Sie erzeugt auf Basis statistischer Zusammenhänge eine möglichst passende Antwort. Diese kann korrekt sein.

Sie kann aber ebenso plausibel klingen und trotzdem falsch sein. Deshalb eignet sich KI hervorragend, um Möglichkeiten zu entwickeln. Sie eignet sich deutlich weniger, um ungeprüft verbindliche Entscheidungen zu treffen.

Sie kann drei Varianten für den Ablauf eines Kongresses erstellen. Welche Variante technisch, finanziell und operativ funktioniert, muss ein Mensch beurteilen. Sie kann eine Checkliste für einen Bewilligungsprozess vorschlagen. Ob diese vollständig und für den konkreten Veranstaltungsort korrekt ist, muss bei den zuständigen Stellen geprüft werden.

Sie kann ein Menü übersetzen. Bei Allergenen, Unverträglichkeiten oder medizinisch relevanten Angaben darf ihre Formulierung nicht ungeprüft übernommen werden. Die sinnvolle Rollenverteilung ist damit erstaunlich klar: Die KI produziert Geschwindigkeit und Varianten. Der Mensch trägt Verantwortung.

Wo künstliche Intelligenz im Eventalltag wirklich hilft

Der grösste Nutzen entsteht meist nicht auf der Bühne, sondern in den vielen Stunden davor und danach. KI kann Recherchefragen strukturieren, erste Konzeptansätze entwickeln und aus unübersichtlichen Informationen eine brauchbare Arbeitsgrundlage erstellen.

Sie kann aufzeigen, welche Fragen bei der Besichtigung einer Eventlocation in Zürich geklärt werden sollten oder welche Angaben einem technischen Partner noch fehlen.

Besonders hilfreich ist sie bei Varianten. Was verändert sich, wenn statt 300 plötzlich 450 Gäste erwartet werden? Welche Programmpunkte lassen sich verschieben, wenn ein Referent verspätet eintrifft? Welche Informationen benötigen internationale Teilnehmende zusätzlich? Welche Formulierungen eignen sich für Mitarbeitende, Kunden oder Medien? Eine KI ersetzt dabei keine belastbare Kapazitätsplanung und keine technische Fachperson.

Sie kann aber helfen, mögliche Szenarien früh sichtbar zu machen.

Auch in der Kommunikation liegt erhebliches Potenzial. Einladungen, Erinnerungen, Bestätigungen, Referentenbriefings, Ablaufpläne und häufig gestellte Fragen folgen meist klaren Strukturen.

KI kann aus einer verlässlichen Informationsbasis unterschiedliche Fassungen erzeugen und Sprachbarrieren reduzieren. Bei Kongressen und Tagungen mit einem internationalen Publikum kann dies die Vorbereitung erheblich vereinfachen.

Am Veranstaltungstag können KI gestützte Systeme Gäste bei einfachen Fragen unterstützen. Wo befindet sich die Garderobe? Wann beginnt die nächste Session? Wie gelangt man mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Location? Ein gut eingerichteter Chatbot kann solche Standardfragen beantworten und das Veranstaltungsteam entlasten.

Nach dem Anlass lassen sich Transkripte, Umfrageergebnisse und offene Kommentare schneller auswerten. Statt hunderte Rückmeldungen einzeln zu lesen, kann eine KI wiederkehrende Themen, Kritikpunkte und positive Muster gruppieren.

Die endgütige Interpretation bleibt dennoch menschliche Arbeit. Denn häufig ist nicht entscheidend, wie oft etwas erwähnt wurde, sondern von wem, in welchem Zusammenhang und mit welcher Bedeutung.

KI kann somit fast jede Phase der Guest Journey unterstützen. Sie sollte aber nicht unbemerkt zwischen Veranstalter und Gast treten. Genau an diesem Punkt wird der EU AI Act ab August 2026 konkret.

Ab dem 2. August 2026 wird Transparenz zur Pflicht

Der AI Act folgt einem risikobasierten Ansatz.

Die meisten alltäglichen KI Anwendungen gelten als geringes oder minimales Risiko und unterliegen keinen umfangreichen zusätzlichen Pflichten. Für bestimmte interaktive Systeme, biometrische Anwendungen und künstlich erzeugte Inhalte gelten jedoch besondere Transparenzregeln.

Für Eventplaner ist zunächst der Chatbot relevant. Interagiert ein Gast auf einer Veranstaltungsseite oder in einer Event App mit einem KI System, muss für ihn erkennbar sein, dass er nicht mit einem Menschen kommuniziert. Diese Transparenzpflicht gilt ab dem 2. August 2026.

Ein Name, ein Profilbild und eine freundliche Ansprache dürfen also nicht den falschen Eindruck erwecken, hinter dem Chat sitze tatsächlich eine Mitarbeitende des Veranstaltungsteams. Ein klarer Hinweis wie «Du kommunizierst mit unserem digitalen KI Assistenten» schafft Transparenz, ohne das Nutzungserlebnis unnötig kompliziert zu machen.

Auch künstlich erzeugte oder manipulierte Bilder, Audioaufnahmen und Videos können kennzeichnungspflichtig sein, wenn sie als Deepfake erscheinen. Dasselbe gilt unter bestimmten Voraussetzungen für KI erzeugte Texte, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren.

Nicht jedes KI unterstützte Einladungsschreiben oder jedes abstrakte Veranstaltungsbild muss deshalb automatisch mit einem Warnhinweis versehen werden. Entscheidend sind Inhalt, Verwendung und die Gefahr einer Täuschung. Die Europäische Kommission hat im Juni 2026 einen freiwilligen Verhaltenskodex veröffentlicht, der die praktische Umsetzung der Transparenzpflichten unterstützen soll.

Ein konkretes Beispiel aus der Eventkommunikation: Wird für eine Produkteinführung ein eindeutig künstliches, illustratives Key Visual erstellt, ist die Situation anders zu beurteilen als bei einem Video, in dem eine reale Führungsperson scheinbar eine Rede hält, die sie nie gehalten hat. Spätestens dort ist eine klare Kennzeichnung nicht nur rechtlich relevant, sondern eine Frage der Glaubwürdigkeit.

Bereits seit dem 2. Februar 2025 verlangt der AI Act von erfassten Anbietern und Betreibern zudem ein angemessenes Mass an KI Kompetenz. Mitarbeitende und weitere Personen, die im Namen einer Organisation mit KI Systemen arbeiten, sollen deren Möglichkeiten, Risiken und Grenzen ausreichend verstehen.

Die EU schreibt dafür keinen bestimmten Kurs und keine einheitliche Prüfung vor. Der notwendige Wissensstand richtet sich nach der eingesetzten Technologie, dem Kontext und den möglichen Auswirkungen.

Für ein Eventteam bedeutet KI Kompetenz nicht, dass alle Mitarbeitenden programmieren können müssen. Sie sollten jedoch wissen, welche Systeme im Unternehmen verwendet werden, welche Daten dort eingegeben werden dürfen, weshalb Ergebnisse überprüft werden müssen und wann eine Anwendung rechtlich oder ethisch heikel wird.

Was der AI Act für Schweizer Eventplaner bedeutet

Die Schweiz ist kein Mitglied der Europäischen Union. Der AI Act gilt deshalb nicht automatisch für jede Schweizer Veranstaltungsagentur, Location oder jedes Schweizer Unternehmen.

Der Rechtsrahmen kann jedoch auch öffentliche und private Akteure ausserhalb der EU erfassen, wenn diese ein KI System auf dem europäischen Markt anbieten, es dort in Betrieb nehmen oder innerhalb der EU verwenden. Wer als Schweizer Veranstalter Events in einem EU Staat durchführt oder KI Systeme dort einsetzt, sollte den Anwendungsbereich deshalb konkret prüfen lassen.

Für rein schweizerische Sachverhalte existiert derzeit noch kein umfassendes, eigenständiges KI Gesetz. Das Bundesamt für Justiz arbeitet bis Ende 2026 an einer Vernehmlassungsvorlage. Geplant sind unter anderem Regelungen zu Transparenz, Datenschutz, Nichtdiskriminierung und Aufsicht.

Das bedeutet allerdings nicht, dass KI in der Schweiz in einem rechtsfreien Raum eingesetzt werden kann. Das bestehende Datenschutzgesetz gilt direkt für Datenbearbeitungen mit künstlicher Intelligenz.

Der Eidgenössische Datenschutz und Öffentlichkeitsbeauftragte weist Unternehmen ausdrücklich darauf hin, dass sie vor der Verwendung entsprechender Systeme prüfen müssen, welche Daten für welche Zwecke und auf welche Weise verarbeitet werden. Betroffene Personen müssen transparent und verständlich informiert werden.

Für Eventplaner betrifft das einen besonders sensiblen Bereich. Gästelisten enthalten Namen, Kontaktdaten, Funktionen und mitunter Informationen zu Ernährungsanforderungen, Mobilität oder gesundheitlichen Bedürfnissen.

Solche Daten sollten nicht beiläufig in ein frei verfügbares KI System kopiert werden, nur weil sich damit schneller eine Sitzordnung, Teilnehmeranalyse oder personalisierte Nachricht erstellen lässt.

Vor der Nutzung muss geklärt sein, wo die Daten verarbeitet werden, ob sie gespeichert oder für weitere Zwecke verwendet werden, welche vertraglichen Regelungen bestehen und wer darauf zugreifen kann. Wo sich die Aufgabe auch mit anonymisierten oder zusammengefassten Informationen erledigen lässt, sollten keine identifizierbaren Gästedaten verwendet werden.

Bei Bildern, Stimmen und Personalentscheiden wird es heikel

Die Eventbranche arbeitet mit Emotion, Inszenierung und visuellen Geschichten. Genau deshalb sind generierte Bilder, Stimmen und Videos besonders attraktiv. Innerhalb weniger Minuten lässt sich ein Bühnenbild visualisieren, eine fiktive Veranstaltungssituation erstellen oder ein Sprecher in mehreren Sprachen vertonen.

Die technische Möglichkeit ist jedoch nicht mit einem uneingeschränkten Nutzungsrecht gleichzusetzen. Das Eidgenössische Institut für Geistiges Eigentum hält fest, dass in der Schweiz grundsätzlich nur menschliche Schöpfungen urheberrechtlich geschützt sind.

Wird KI lediglich mit einem einfachen Prompt zur Erzeugung eines Inhalts veranlasst, kann dem Ergebnis der notwendige menschliche Werkcharakter fehlen. Gleichzeitig können KI Ergebnisse geschützte Bestandteile enthalten und dadurch Rechte Dritter verletzen. Das Institut empfiehlt deshalb, Inhalte vor ihrer Verwendung auf mögliche Rechtsverletzungen zu prüfen.

Wer ein KI erzeugtes Key Visual, eine künstliche Stimme oder ein manipuliertes Porträt kommerziell für einen Event verwendet, sollte deshalb nicht nur fragen, ob das Resultat gut aussieht. Geklärt werden müssen auch Persönlichkeitsrechte, Nutzungsbedingungen, Markenrechte und mögliche Ähnlichkeiten mit bestehenden Werken oder realen Personen.

Noch sensibler wird der Einsatz, wenn KI Menschen nicht nur unterstützt, sondern bewertet. Der AI Act zählt Systeme zur Analyse und Filterung von Bewerbungen oder zur Bewertung von Kandidatinnen und Kandidaten zu den Anwendungen mit hohem Risiko. Für Eventunternehmen kann dies etwa bei der Rekrutierung von temporärem Personal relevant werden.

Auch vermeintlich innovative Anwendungen zur Erkennung von Emotionen verlangen grösste Zurückhaltung. Emotionserkennung am Arbeitsplatz gehört gemäss AI Act grundsätzlich zu den verbotenen Praktiken, sofern sie nicht medizinischen oder sicherheitsbezogenen Zwecken dient.

Ein System, das über Kamerabilder angeblich Motivation, Zufriedenheit oder Stress des Personals erkennt, ist damit keine harmlose Analysehilfe.

Bei Gästen ist die Rechtslage je nach Anwendung anders, aber ebenfalls sensibel. Nur weil eine Software behauptet, Begeisterung, Aufmerksamkeit oder Stimmung im Publikum messen zu können, bedeutet dies nicht, dass die Messung zuverlässig, zulässig oder für den Event tatsächlich hilfreich ist.

Manchmal ist ein Gespräch am Ausgang immer noch das bessere Analyseinstrument.

Fünf Fragen vor jedem KI Einsatz

Eventplaner benötigen keine hundertseitige KI Strategie, bevor sie einen Text zusammenfassen oder ein erstes Konzept strukturieren lassen. Sie benötigen aber einen verlässlichen Entscheidungsrahmen.

Vor jedem Einsatz sollten fünf Fragen beantwortet werden:

1. Welche konkrete Aufgabe soll die KI lösen?
2. Welche Daten werden dafür benötigt – und dürfen diese Daten im ausgewählten System verarbeitet werden?
3. Welche Folgen hätte ein falsches oder unvollständiges Ergebnis?
4. Wer überprüft das Ergebnis fachlich und übernimmt die Verantwortung?
5. Müssen Gäste, Mitarbeitende oder andere betroffene Personen über den Einsatz informiert werden?

Je grösser die möglichen Auswirkungen auf Sicherheit, Rechte, Finanzen oder einzelne Menschen sind, desto weniger darf die Entscheidung automatisiert werden. Eine KI darf einen Ablaufplan auf Widersprüche durchsuchen. Sie sollte nicht allein entscheiden, ob ein Raum sicher belegt werden kann. Sie darf Formulierungen für eine Offerte vorschlagen.

Preise, Leistungen und rechtliche Zusagen müssen aus verlässlichen Grundlagen stammen. Sie darf Gästefeedback gruppieren. Sie sollte nicht eigenständig Personen bewerten oder aus einzelnen Aussagen weitreichende Profile ableiten. Diese Grenze ist keine Innovationsbremse. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass KI langfristig Vertrauen verdient.

Technologie gehört hinter die Kulissen

Die besten digitalen Werkzeuge eines Events sind für Gäste kaum sichtbar. Sie verkürzen Wege, verbessern Informationen, reduzieren Fehler und geben dem Veranstaltungsteam mehr Zeit für persönliche Betreuung. Genau dort liegt das Potenzial künstlicher Intelligenz.

Sie kann Eventplanung schneller machen, aber nicht automatisch besser. Sie kann zahlreiche Ideen liefern, aber nicht beurteilen, welche davon zur Marke, zum Publikum und zum Moment passt.

Sie kann eine freundliche Antwort formulieren, aber keine echte Gastfreundschaft empfinden. Und sie kann einen Ablauf bis ins Detail optimieren, ohne zu verstehen, wie es sich anfühlt, tatsächlich in diesem Raum zu stehen.

Bei JED Events verstehen wir Technik deshalb als Unterstützung, nicht als Hauptdarsteller. Ob bei Kongressen und Tagungen, einer Produktlancierung, einer Generalversammlung oder einem Mitarbeiterevent: Entscheidend bleibt, dass Raum, Inhalt, Gastronomie, Technik und Menschen zu einem stimmigen Ganzen werden. Künstliche Intelligenz kann dabei eine ausgezeichnete Assistentin sein. Die Regie sollte sie nicht übernehmen.

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