Der unbezahlte Pitch: Wie du Eventanlässe fair und günstiger ausschreibst

Worum es geht: eine wachsende Branche mit einem teuren Konstruktionsfehler

Die Schweizer Live-Kommunikationsbranche hat 2024 ihre eigenen Wachstumsprognosen übertroffen. Das ist keine Behauptung, sondern das Ergebnis einer gemeinsamen Erhebung der vier Verbände Swiss LiveCom Association Expo Event, svtb, Tectum und VSSA, an der 203 Unternehmen teilgenommen haben. Rund die Hälfte der befragten Firmen erzielte 2024 einen Jahresumsatz von über einer Million Franken, bei Stadion- und Arenabetreibern lagen 44 Prozent sogar über fünf Millionen.

Interessant ist, wo dieser Umsatz entsteht: Rund 78 Prozent des Branchenumsatzes werden im physischen Raum erwirtschaftet, vor allem durch Public und Corporate Events. In einer Zeit, in der digitale Reichweite an Wirkung verliert und das Konsumentenvertrauen sinkt, gewinnt die echte Begegnung an Bedeutung. Das ist die gute Nachricht für alle, die auf einen Kongress oder eine Tagung, ein Sommerfest oder eine Produktlancierung setzen: Der Live-Anlass ist kein Auslaufmodell, sondern ein wachsender Kanal.

Die schlechte Nachricht steckt im Kleingedruckten der Studie. Trotz guter Zahlen bleibt ein strukturelles Problem: Über ein Drittel aller Pitches wird weiterhin nicht vergütet, obwohl der Aufwand oft im fünfstelligen Bereich liegt. Genau hier setzt dieser Beitrag an, weil dieses Problem nicht die Agenturen allein lösen können. Es entsteht am Verhandlungstisch, an dem du sitzt.

Warum das dein Problem ist, nicht nur das der Eventagentur

Auf den ersten Blick klingt ein Gratis-Pitch nach einem guten Deal: Du bekommst drei, vier oder fünf ausgearbeitete Konzepte, ohne einen Franken zu bezahlen, und suchst dir das beste aus. In Wahrheit zahlst du dafür, nur eben versteckt und schlecht.

›Niemand arbeitet dauerhaft gratis. Wenn 90 Prozent der Anbieter Mikro- und Kleinbetriebe sind, die einen erheblichen Teil ihrer Kapazität in unbezahlte Pitches stecken, fliessen diese Leerlaufkosten in die Kalkulation der gewonnenen Aufträge. Du bezahlst also die verlorenen Pitches deiner Agentur mit, nur bei einem anderen Projekt.

›Der Gratis-Pitch belohnt die falsche Fähigkeit. Er prämiert die Firma, die am billigsten und schnellsten eine glänzende Präsentation abliefert, nicht zwingend die, die deinen Anlass am besten produziert. Wer viele Gratis-Pitches gewinnen muss, um zu überleben, optimiert auf Show, nicht auf Substanz.

›Du verkleinerst deinen eigenen Anbietermarkt. Die besten und ausgelasteten Anbieter steigen aus unbezahlten Pitches als Erste aus. Wer als Auftraggeber für faire Bedingungen bekannt ist, bekommt bessere Teams, mehr Engagement und ehrlichere Beratung. Genau das brauchst du bei einer heiklen Generalversammlung oder einer Award-Verleihung, bei der am Abend nichts schiefgehen darf.

Das Denkmodell: Der Pitch ist eine Investition, deine, nicht nur ihre

Statt den Pitch als kostenlosen Ideen-Wettbewerb zu behandeln, betrachte ihn als das, was er ist: eine gemeinsame Vorinvestition in eine gute Zusammenarbeit. Beide Seiten stecken Zeit und Geld hinein, bevor der eigentliche Auftrag steht. Aus dieser Sicht ergeben sich drei einfache Prinzipien.

Der faire Briefing- und Pitch-Ablauf

So bringst du die drei Prinzipien in eine praktikable Reihenfolge. Dieser Ablauf funktioniert für eine Jubiläumsfeier genauso wie für eine grössere Messe oder Ausstellung.

Deine Entscheidungsmatrix: Angebote fair vergleichen und Pitch-Honorare festlegen

Nicht jede Anfrage braucht ein Honorar. Diese Matrix hilft dir, sauber zu entscheiden, ohne in eine der beiden Fallen zu tappen: zu viel Gratis-Arbeit einfordern oder umgekehrt für jede Bagatelle zahlen. So holst du Offerten mehrerer Anbieter fair ein und vergleichst Angebote sauber, ohne unbezahlte Mehrarbeit zu erzwingen.

Ein einfacher Faustwert: Sobald du etwas verlangst, das die Agentur nicht in einem halben Tag aus dem Regal ziehen kann, gehört eine Vergütung auf den Tisch. Das gilt besonders, wenn viel Veranstaltungstechnik oder ein komplexes Gastronomiekonzept im Spiel ist.

Die KI-Debatte richtig einordnen

Die Studie räumt mit einem Klischee auf: Zwei Drittel der Unternehmen setzen bereits Künstliche Intelligenz ein, 31 Prozent sogar regelmässig, bei den Expo-Event-Mitgliedern liegt die Nutzung sogar bei 78 Prozent. svtb-Präsident Jörg Gantenbein bringt die Haltung der Branche auf den Punkt: Man sei weder analog noch rückständig. Die Studie selbst ordnet ein, KI dient als Verstärker, nicht als Ersatz für menschliche Kreativität.

Für dich als Auftraggeber hat das eine konkrete Folge im Pitch. Ein sauber getipptes, gut bebildertes Konzept ist heute schneller erstellt als je zuvor. Die Oberfläche einer Präsentation sagt darum immer weniger über die tatsächliche Umsetzungskompetenz aus. Umso mehr solltest du im Pitch nach dem fragen, was KI nicht liefert: Erfahrung mit heiklen Momenten, Umgang mit dem Wetter, ein realistischer Plan B, echte Referenzen. Bewerte die Substanz dahinter, nicht die Politur.

Was faire Beschaffung mit deiner eigenen Wirkung zu tun hat

Faire Bedingungen sind kein Gutmenschentum, sondern Qualitätssicherung. Wer als Auftraggeber Zeit in ein gutes Briefing steckt und den Aufwand der Anbieter respektiert, bekommt am Ende einen besseren Anlass, und das zeigt sich messbar. Denn ein Event, der handwerklich sauber produziert ist, erzeugt genau die Wirkung, wegen der du überhaupt einen Live-Anlass planst.

Das passt zu einem zweiten Befund der Studie: 80 Prozent der befragten Anbieter wünschen sich konkrete Unterstützung bei Weiterbildung und regulatorischer Orientierung. Die Branche professionalisiert sich also weiter. Als Auftraggeber profitierst du davon am meisten, wenn du diese Professionalität nicht durch Gratis-Wettbewerbe unter Druck setzt, sondern sie einforderst und fair bezahlst. Ob du in einer Eventhalle in Zürich, einem Bankettsaal oder einer Outdoor-Eventlocation planst, gute Partner arbeiten mit dir, nicht gegen dein Budget.

Ein Fragenkatalog für dein nächstes Anbietergespräch

Wenn du die Qualität hinter der Präsentation prüfen willst, helfen dir nicht Hochglanzfolien, sondern gute Fragen. Diese acht bringen dich schnell zum Kern und kosten den Anbieter keine unbezahlte Ausarbeitung.

›Wer aus eurem Team steht am Anlasstag konkret vor Ort und trifft Entscheidungen?

›Nennt mir zwei vergleichbare Anlässe, bei denen etwas schiefging, und wie ihr reagiert habt.

›Was ist euer Plan B bei Hitze, Starkregen oder einem technischen Ausfall?

›Welche drei Posten treiben in diesem Projekt erfahrungsgemäss das Budget?

›Wo würdet ihr bei meinem Budget bewusst sparen, und wo auf keinen Fall?

›Welche Gewerke macht ihr selbst, welche vergebt ihr weiter?

›Wie sieht euer Zeitplan für Auf- und Abbau realistisch aus?

›Was bräuchtet ihr von mir, damit dieser Anlass richtig gut wird?

Wer auf diese Fragen konkret, ehrlich und ohne Ausweichen antwortet, zeigt mehr Kompetenz als jede perfekt gestaltete Folie. Genau diese Art von Gespräch ersetzt einen grossen Teil der teuren Gratis-Ausarbeitung und ist für dich als Auftraggeber der schnellere Weg zur richtigen Wahl. Das gilt für das kleine Meeting im Seminarraum genauso wie für einen Anlass mit hohem Anspruch an Mobiliar und Deko.

Deine Checkliste für eine faire und effiziente Ausschreibung

Diese zehn Fragen fassen die wichtigsten Prüfpunkte zusammen. Sie helfen dir, vor der nächsten Ausschreibung nichts Wesentliches zu übersehen.

Fazit

Die Event-Trend-Studie Schweiz 2026 zeichnet das Bild einer wachsenden, professionellen Branche, die überwiegend im physischen Raum ihren Wert schafft. Der grösste Reibungspunkt ist hausgemacht, und er entsteht dort, wo Aufträge vergeben werden. Wer als Schweizer Eventverantwortliche oder Eventverantwortlicher unbezahlte Pitches einfordert, spart nichts, sondern verlagert Kosten in schlechtere Ideen und ein dünneres Anbieterfeld. Umgekehrt ist ein fairer, klar gebriefter und vernünftig honorierter Pitch der günstigste Weg zu einem guten Anlass. Faire Beschaffung ist damit kein Nebenthema, sondern ein Qualitätswerkzeug, das du selbst in der Hand hältst.

Quellen und Prüfpfad