Digitaler Hotel Check-in für Eventgruppen: Was der Bundesvorschlag verändert

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Ein internationaler Kongress kann auf der Bühne perfekt laufen und trotzdem mit einer Warteschlange beginnen. Mehrere Reisegruppen treffen gleichzeitig ein. Namen in der Zimmerliste stimmen nicht mit den Ausweisen überein. Kurzfristige Ersatzpersonen fehlen im Hotel. Und während dein Eventteam bereits den Welcome Desk betreut, versucht die Rezeption noch, Meldescheine und Unterschriften zusammenzubringen.

Genau an dieser Stelle setzt ein neuer Vorschlag des Bundes an. Er betrifft jeden Anlass, bei dem du mit Hotelkontingenten arbeitest, von der mehrtägigen Tagung bis zum internationalen Incentive.

Was der Bund konkret vorschlägt

Am 26. August 2026 hat der Bundesrat die Vernehmlassung zur Änderung der Verordnung über Zulassung, Aufenthalt und Erwerbstätigkeit eröffnet. Der Meldeschein für ausländische Gäste soll künftig elektronisch und ohne Unterschrift übermittelt werden können. Auch für Gruppen ist eine digitale Meldung ausdrücklich vorgesehen. Quelle [1].

Das klingt nach einem vollständig digitalen Check-in. So weit geht der Vorentwurf aber nicht. Gäste müssen sich bei der Ankunft weiterhin mit einem gültigen Ausweisdokument ausweisen. Der Beherbergungsbetrieb muss die gemeldeten Daten mit diesem Dokument abgleichen. Und weil die Kantone zuständig bleiben, wird es auch künftig unterschiedliche technische Wege geben.

Was heute gilt und was neu werden soll

Wer ausländische Staatsangehörige gegen Entgelt beherbergt, muss sie der zuständigen kantonalen Behörde melden. Grundlage ist die besondere Meldepflicht im Schengen-Raum. Heute wird dafür ein Meldeschein erstellt, vom Gast unterschrieben und an die zuständige Stelle übermittelt. Viele Kantone verlangen auf kantonaler Grundlage zusätzlich Meldungen für Schweizer Gäste.

Zum abgeglichenen Datensatz gehören unter anderem Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Ankunft und Abreise sowie Art und Nummer des Ausweises. Diese Angaben verschwinden also nicht, sie wechseln nur den Übertragungsweg.

Warum Eventgruppen besonders profitieren könnten

Für Einzelreisende spart die digitale Meldung vor allem Papier und eine Unterschrift. Bei Kongressen und Tagungen, Kadermeetings oder Incentives wächst der mögliche Nutzen dagegen mit jeder Person und mit jeder Änderung in der Rooming List.

Eventgruppen arbeiten selten mit einer stabilen Gästeliste. Referierende reisen früher an. Mitarbeitende verlängern den Aufenthalt. Eine Delegation wechselt kurzfristig eine Person aus. Ein Sponsor bucht direkt beim Hotel, obwohl das Zimmerkontingent zentral geführt wird. Jede Abweichung erzeugt eine zweite Datenversion.

Eine digitale Gruppenmeldung kann diese Reibung reduzieren, wenn Veranstalter und Hotel dieselbe aktuelle Grundlage verwenden. Sie löst das Datenproblem aber nicht automatisch. Eine fehlerhafte Liste bleibt auch digital fehlerhaft.

Digital bedeutet nicht einheitlich

Der Bund plant auf EasyGov bis 2028 einen Behördengang für Kantone ohne digitales Meldesystem. Dessen Nutzung soll freiwillig sein. Kantone wie Basel-Stadt, Freiburg oder Tessin können ihre bestehenden Lösungen weiterverwenden, insbesondere weil diese bereits mit Gästekarten, Kurtaxen oder Logiernachtstatistiken verbunden sind. Quellen [1] und [3].

Für dich als Veranstalterin oder Veranstalter folgt daraus eine nüchterne Erkenntnis: Eine nationale Rechtsgrundlage schafft noch keinen landesweit identischen Check-in. Wer eine Eventserie in mehreren Kantonen plant, muss weiterhin mit unterschiedlichen Hotel- und Behördenprozessen rechnen. Auch innerhalb eines Kantons können Hotels verschiedene Property-Management-Systeme und Schnittstellen nutzen.

Die Vorlage setzt zudem bewusst auf einen begrenzten Datenfluss. EasyGov soll als Portal dienen. Die Gästedaten sollen ausschliesslich zwischen Beherbergungsbetrieb und zuständiger kantonaler Stelle fliessen. Der Bund will selbst keine Gästedaten halten. Ein Veranstalter erhält dadurch weder automatisch Zugriff auf Meldedaten noch eine neue Berechtigung, zusätzliche Personendaten zu sammeln. Wie du mit Personendaten im Eventkontext sauber umgehst, haben wir im Beitrag zu KI in der Eventplanung beschrieben.

Fünf Konsequenzen für deine Eventplanung

Diese fünf Punkte kannst du unabhängig vom weiteren Verlauf der Vernehmlassung schon heute umsetzen.

Praxisbeispiel: 180 Gäste, drei Hotels

Ein zweitägiges Leadership Meeting bringt 180 Personen nach Zürich. 65 Gäste reisen aus dem Ausland an, verteilt auf drei Hotels. Am ersten Abend findet ein gemeinsamer Empfang statt, inklusive Catering und Veranstaltungstechnik. Damit der Hotel Check-in nicht mit dem Event Check-in kollidiert, plant das Projektteam den Ablauf in vier Schritten.

Wenn die neue Regel in Kraft tritt, könnte die digitale Gruppenmeldung einen Teil der administrativen Schleife verkürzen. Der eigentliche Qualitätsgewinn entsteht aber erst, wenn Liste, Rollen, Kommunikation und Hotelprozess zusammenpassen.

Was heute zu tun ist und was offen bleibt

Die Vernehmlassung läuft bis zum 27. November 2026. Der Vorentwurf nennt noch kein Inkrafttretensdatum. Auch die technische Ausgestaltung des EasyGov-Behördengangs, mögliche Schnittstellen zu Hotelsoftware und die konkreten Aufwände für die Kantone werden weiter analysiert. Eine Kostenschätzung ist laut erläuterndem Bericht bis Herbst 2026 vorgesehen. Quelle [2].

Für Eventplanende ist deshalb heute keine Systemmigration fällig. Sinnvoll ist etwas anderes: Datenwege sichtbar machen, Verantwortlichkeiten klären und mit den Hotelpartnern prüfen, welche digitalen Prozesse bereits bestehen. Wer diese Grundlagen sauber aufsetzt, profitiert später schneller von jeder technischen Vereinfachung. Eine allgemeine Struktur dafür findest du in unserer Checkliste für Firmenanlässe.

Checkliste für Kongresse mit Hotelkontingent

Acht Fragen, die du vor dem nächsten Anlass mit Hotelkontingent beantworten können solltest.

›Ist pro Hotel eine aktuelle Rooming List mit klarer Eigentümerschaft vorhanden?

›Sind ausländische Gäste und ihre Anreisezeiten früh genug erkennbar?

›Ist eine verantwortliche Reiseleitung mit Stellvertretung benannt?

›Hat jedes Hotel den benötigten Datenumfang und den sicheren Übermittlungsweg bestätigt?

›Wissen die Gäste, dass sie bei der Ankunft ein gültiges Ausweisdokument vorlegen müssen?

›Sind Spätanreise, Ersatzperson, Namensabweichung und Zimmerwechsel getestet?

›Sind Hotelankunft, Transfer und Eventakkreditierung zeitlich aufeinander abgestimmt?

›Ist festgelegt, wann personenbezogene Arbeitslisten gelöscht oder zurückgegeben werden?

Häufige Fragen zum digitalen Hotel Check-in

Fazit

Der Bundesvorschlag kann die Gästemeldung vereinfachen, besonders bei internationalen Gruppen. Er beseitigt aber weder den Ausweisabgleich noch die kantonalen Unterschiede. Gute Eventplanung darf deshalb nicht auf das künftige Portal warten. Sie muss bereits heute dafür sorgen, dass Gäste, Hotels und Eventteam mit klaren Rollen und verlässlichen Daten arbeiten.

Quellen und Prüfpfad