Von der Lichtinstallation bis zum perfekt temperierten Chardonnay – hinter jeder gelungenen Veranstaltung steht ein unsichtbares Netz an Dienstleistern. Doch wie wird aus dieser Lieferantenliste ein Erfolgsgarant? Die Kunst des Supplier Managements könnte die Antwort sein.
Eine grosse Eventhalle. 500 Gäste. Der Applaus brandet auf. Ein rauschender Abend, bei dem alles stimmt: das perfekte Licht, die Technik, die mühelose Logistik im Hintergrund. Doch solche Abende entstehen nicht aus dem Nichts. Sie sind das Ergebnis einer präzisen Choreografie aus Planung, Verhandlung und Organisation. Supplier Management, also die Kunst, Lieferanten gezielt auszuwählen und effizient zu steuern, wird in der Eventbranche oft unterschätzt – und ist doch entscheidend.
Das unterschätzte Rückgrat der Eventbranche
Wenn von gelungenen Events die Rede ist, stehen häufig kreative Konzepte und innovative Ideen im Rampenlicht. Doch hinter den Kulissen sind es die Lieferanten – Catering, Technik, Dekoration, Sicherheit und und und –, die diese Ideen in die Realität umsetzen. Dabei entscheidet nicht nur die Qualität der Dienstleister, sondern vor allem ihr Zusammenspiel über Erfolg oder Misserfolg.
„Ein gutes Event ist wie ein Orchester. Jeder Spieler muss zur richtigen Zeit das Richtige tun – und dafür braucht es ein Management, das den Takt vorgibt“, sagt Nicolai Squarra, Host und Teilhaber von JED Events. „Das beste Konzept nützt nichts, wenn die Lieferanten nicht mitziehen.“
Worauf es wirklich ankommt: Strategien für den Erfolg
Supplier Management beginnt bei der Auswahl der richtigen Partner. Doch was so einfach klingt, ist in der Praxis eine Herausforderung. Der Markt ist gross, die Ansprüche sind vielfältig. Wir setzen seitens JED Events auf drei Prinzipien: Vertrauen, Kommunikation und Flexibilität.
Vertrauen aufbauen
„Langfristige Partnerschaften zahlen sich aus“, erklärt Squarra. Lieferanten, die die Location kennen und wissen, worauf es ankommt, arbeiten effizienter und bringen oft proaktive Ideen ein. „Wir haben mit einigen Partnern bereits seit Jahren eine enge Zusammenarbeit, und das merkt man.“
Kommunikation ist der Schlüssel
Lieferanten brauchen klare Briefings und schnelle Abstimmungen. Wir setzen dabei auf digitale Tools, die den Überblick erleichtern: „Unsere Plattform zeigt allen Beteiligten in Echtzeit, wo wir stehen. Das spart Nerven – und Fehler.“ so Squarra.
Flexibilität ist entscheidend
Kein Event verläuft ohne Änderungen in letzter Minute. Ein guter Lieferant kann improvisieren und Lösungen finden, bevor das Problem überhaupt sichtbar wird. „Manchmal sind es diese kleinen Wunder hinter den Kulissen, die den Abend retten“, sagt Squarra mit einem Schmunzeln.
Quick Wins für dich als Veranstalter
Auch wenn Supplier Management nach einer Aufgabe für Profis klingt, gibt es einige einfache Tipps, die jedes Event besser machen können.
Lieferanten mit Referenzen prüfen: Sprich mit anderen Veranstaltern über deren Erfahrungen. Was hat gut funktioniert? Wo gab es Probleme?
Backup-Pläne haben: Ob Catering-Ausfall oder Technikprobleme – ein Plan B rettet die Veranstaltung.
Nachhaltigkeit einfordern: Immer mehr Kunden legen Wert auf ökologische und ethische Standards. Achte darauf, dass deine Lieferanten diese erfüllen.
Warum Supplier Management mehr ist als ein Trend
In einer Zeit, in der Events immer komplexer und personalisierter werden, ist das Supplier Management mehr als nur ein Werkzeug – es ist ein Wettbewerbsvorteil. „Ein Event ist immer eine Visitenkarte“, sagt Squarra. „Wenn alles reibungslos läuft, wird das Publikum begeistert sein. Und dafür ist ein perfektes Supplier Management die Grundlage.“
Während der Applaus am Ende eines gelungenen Abends oft dem Eventteam gilt, geht er in Wahrheit auch an die unsichtbaren Helden hinter den Kulissen – an die, die im Hintergrund arbeiten, um die perfekte Bühne zu schaffen.
Fazit
Die Kunst des Supplier Managements ist ein Balanceakt zwischen Planung und Spontaneität, Strategie und Improvisation. Doch wenn alles passt, entsteht daraus das, was jedes Event ausmacht: ein unvergessliches Erlebnis.
